KİŞİSEL
VERİLERİN KORUNMASI ve İŞLENMESİ
1. Amaç ve Kapsam
Eforganik Tarım Gıda
San.Tic. Ltd. Şti. (Şirket) Kişisel verilerin
tarafından elde edilmesi, saklanması, muhafaza edilmesi, muhafaza
edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, yayımlanması, aktarılması,
tahsis edilmesi, sağlanması, sınıflandırılması veya kullanılmasının
engellenmesi gibi kişisel verilere ilişkin her türlü işlem tabidir. Her türlü işlemin, 6698 sayılı kişisel veri,
kanun ve ilgili mevzuat (K.V.K.K.) çerçevesinde kanuna göre uygulanma usul ve
esaslarını belirlemektedir.
Tüm kurumsal birimler,
departmanlar, çalışanlar, yetkililer ve acenteler bu "Politika"ya
uymak zorundadır. Şirketin üst yönetimi bu politikanın uygulanması için gerekli
adımları atacaktır.
Şirketin geçmiş, şimdiki
ve gelecekteki çalışanları, memurları, acenteleri, müşterileri, tedarikçileri,
iş ortakları, danışmanları, hizmet sağlayıcıları ve bunların çalışanları,
Şirketin sitelerini ve web sitesini ziyaret edenler ve Şirketle ilgili diğer
kişisel veriler. Bireyler siyasetin öznesidir. K.V.K.K. Uygulama yalnızca
gerçek kişilerin kişisel verileri için geçerli olup, tüzel kişilerin verileri
politika kapsamına girmemektedir.
Bu politikaya göre
K.V.K.K. Kanun ile diğer mevzuat arasında çelişki olması halinde Kanun ve/veya
Kanun hükümleri uygulanır.
2. Tanımlar
Eforganik Tarım Gıda San.
Tic. Ltd. Şti. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında aşağıda
tanımlanan terimler kendilerine verilen anlamı taşır:
Kişisel veri: Kimliği
belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veri.
Açık Rıza: Belirli bir
konuya ilişkin bilgilendirilmiş ve özgürce verilen rıza.
Anonimleştirme: Kişisel
verilerin, başka verilerle birleştirilse dahi hiçbir şekilde kimliği belirli
veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesinin imkansızlığı.
Silme: Kişisel bilgilerin
etkilenen kullanıcılar için hiçbir şekilde imkansız ve kullanılamaz hale
getirilmesi.
Kişisel verilerin
işlenmesi: Tamamen veya kısmen, otomatik veya herhangi bir veri saklama
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi,
depolanması, muhafaza edilmesi, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi,
dönüştürülmesi, açıklanması, aktarılması, aktarılması, sağlanması, herhangi bir
veri saklama sisteminin parçası olmak kaydıyla, her türlü işlem verilerin
sınıflandırılması veya kullanımının engellenmesi gibi işlemler üzerinde
gerçekleştirilir.
Kişisel verilerin
saklanması ve imhasına ilişkin kurallar: K.V.K.K. Veri sorumlusunun, kişisel
verilerin işlenmesi ve silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi
süreci için gerekli olan azami süreyi tespit ettiği uygulama, 6698 sayılı
K.V.K.K. ve buna bağlı türev mevzuata dayanmaktadır.
Devlet: Kişisel Verileri
Koruma Kurumu
Özel kişisel veri:
Kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi
veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği,
sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti. güvenlik tedbirlerine ilişkin
bilgiler, biyometrik ve genetik bilgiler.
Uygulama: Kişisel
Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
Firma: Eforganik Tarım
Gıda San.Tic. Ltd. Şti.
İmha: Kişisel verilerin
hiç kimse tarafından hiçbir şekilde kullanılamaz, geri döndürülemez ve
kullanılamaz hale getirilmesi.
3.Kişisel veri işleme
esasları
Kişisel verilerin şirket
bünyesinde her zaman ve her durumda işlenmesine ilişkin K.V.K.K. Aşağıdaki
maddede sıralanan ilkelere göre hareket edilir:
•Kişisel verilerin
işlenmesinde hukuka ve dürüstlük kurallarına uyulur.
•Kişisel bilgiler doğru
tutulacak ve gerektiğinde güncellenecektir.
•Kişisel Bilgiler;
Belirli, açık ve hukuka uygun amaçlarla işlenir.
•Kişisel Bilgiler; İlgili
mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza
edilir.
4. Kişisel verilere
ilişkin hak ve yükümlülükler
Kişisel veri sahibinin
verileri: Şirketin kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında, etkilenen kişi;
a.K.V.K.K. Şirketi veri
sorumlusu olarak temsil eden kişi,
b. Kişisel veriler hangi
amaçla işleniyor
c. İşlenen kişisel
veriler kimlere ve hangi amaçla aktarılabilir
d. Kişisel verilerle
ilgili tüm yönetim ve hukuki sebepler Veriler.
Şirket, yukarıda
belirtilenleri içeren aydınlatma metni hazırlayarak ilgili Kişisel Veri
sahibine göndermek suretiyle bildirim yükümlülüğünü yerine getirir.
5. Veri korumasını
sağlayın: Şirket, K.V.K.K.'ye uygundur. ve ilgili mevzuatın gerektirdiği veya
veri korumasının sağlanması için gerekli görülen tüm önlemleri alır;
a.Teknik önlemler
Şirket, kişisel verilerin
üçüncü kişilere saklanması, aktarılması, silinmesi, yok edilmesi,
anonimleştirilmesi ve işlenmesi için gerekli tüm önlemleri alır. herhangi bir
başkası. altyapısını kurun ve kurun. Şirket, saklanan kişisel verilerin
güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik altyapıyı oluşturmakta ve teknik
tedbirleri uygulamaktadır. Bu önlemler teknolojik gelişmelere ve hükümet
tarafından belirlenen standartlara veya yeni mevzuata göre güncellenmektedir.
Şirket, iç sistemlerine
dışarıdan erişimi sınırlandırmakta ve bu konuda güvenlik duvarı ve benzeri
teknik önlemleri uygulamaktadır. Uygunsuz erişimler derhal ilgili kurumlara
bildirilecek ve ilgili kurumlarca gerekli önlemler alınacaktır.
Kişisel verilere şirket
içi programlar aracılığıyla erişme ve işleme yetkileri departmanlara ve seçilen
çalışanlara göre sınırlıdır. Kurulan teknik altyapı düzenli olarak
denetlenmekte ve raporlanmaktadır.
Firma, alınan teknik
önlemler için bu hizmeti kullanıyor veya sipariş ediyor. Hizmet sağladığı
üçüncü taraf kuruluşların ve sağlayıcıların, sağlanan teknik altyapı hizmetleri
dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, Hizmetlere ilişkin tüm yasalara uymasını
sağlar. Ayrıca çalışanlarla tamamlanan iç protokoller sayesinde K.V.K.K.
Kişinin görevine uygun hareket etme görevi belirlenmiştir. Şirket faaliyetleri
departman bazında gözden geçirilmekte olup, kişisel veri işleme süreç ve
esasları departman bazında kamuya açıklanmaktadır. Departmana özel girişimler,
departmana özel eğitimler aracılığıyla tanımlanır ve uygulanır.
Üçüncü kişilerle
akdedilen sözleşmelerde kişisel verilerin saklanması veya işlenmesine ilişkin
hizmet alımı veya üçüncü kişilerle iş birliği yapılması; Kişisel verilerin
hukuka uygun olarak saklanması, işlenmesi ve güvenliğine ilişkin kurallar ekte
yer almaktadır.
Şirket, kişisel
bilgilerin güvenliğinin ve mevzuata uygunluğun sağlanması için gerekli gördüğü
durumlarda otomatik olarak harekete geçecek ve bu kararları uygulayacaktır.
6. Kişisel verilerin
işlenmesi
A. Kişisel verilerin
işlenme amaçları: Şirket tarafından alınan kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla
işlenmektedir;
•Şirketin günlük
faaliyetlerinin yönetimi.
• Yetkili kamu kurum ve
kuruluşlarına bilgi iletimi de dahil olmak üzere, şirketin mevzuattan
kaynaklanan yükümlülüklerinin veya yasalardan kaynaklanan diğer yükümlülüklerin
yerine getirilmesi.
•Şirketin eski, mevcut ve
gelecekteki çalışanları, yetkilileri, temsilcileri, müşterileri, tedarikçileri,
iş ortakları, danışmanları ve hizmet sağlayıcıları ile hukuki ve ticari
ilişkileri yönetmek, sözleşmeler akdetmek ve sözleşmelerin yerine getirilmesi
için ilgili tarafların kişisel verilerini işlemek .
•Şirketin pazarlama
faaliyetlerinin türetilmesi.
• Eski, mevcut ve
gelecekteki çalışanları, yetkilileri, temsilcileri, ortakları, müşterileri,
tedarikçileri, iş ortaklarını, danışmanları ve hizmet sağlayıcılarını Şirket ve
Şirket ile ilgili konularda bilgilendirmek.
•Şirketin iletişim ve
yönetim fonksiyonlarının uygulanması.
• Şirket içindeki
iletişimi ve işbirliğini güçlendirin.
•Emeklilik ile ilgili işe
alım, performans değerlendirme, işe alım süreçleri, yetkililere bildirim,
başvurular ve özel etkinlikler de dahil olmak üzere personel süreçlerinin
uygulanması.
• İş sağlığı ve güvenliği
mevzuatından kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• İyi kurumsal yönetim
faaliyetlerinin uygulanması.
•Finansal raporlama
fonksiyonlarının uygulanması.
•Risk yönetimi
faaliyetlerinin uygulanması.
•Faturalandırma,
faturalandırma ve ödeme işlevleri.
•Dahili raporlama
fonksiyonlarının uygulanması.
•Müşteri öneri ve
şikayetlerini yönetin ve telefon hizmetlerini uygulayın.
• Dahili veri
güvenliğinin sağlanması.
B. İşlenen kişisel
verilerin kategorileri: Şirket, kişisel veriler de dahil ancak bunlarla sınırlı
olmamak üzere aşağıdaki kişisel verileri, K.V.K.K. veya politikaya göre muamele
edilebilir:
a Madde 5.A'da sayılan
amaçlar kapsamında ve özellikle şirketin günlük operasyonlarının ve kurumsal
iletişim fonksiyonlarının yerine getirilmesine yönelik olarak; Şirket
çalışanlarının e-posta hesaplarında ve Şirketin elektronik veri tabanında yer
alan tüm kişisel veriler Şirketin kullanımına açık olup, Şirket bu kişisel
verileri saklar ve işler.
b) Madde 5.A'da
tanımlanan amaçlar kapsamında ve şirketin hukuki ve ticari ilişkilerinin
yürütülmesinde; Eski, mevcut ve gelecekteki müşteriler, tacirler, tedarikçiler,
iş ortakları, danışmanlar, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve onların
müşterilerine yönelik sözleşmeler akdetmek, taraf olduğumuz mevzuat ve/veya
sözleşmelerden doğan yükümlülükleri yerine getirmek, pazarlama faaliyetlerini
yürütmek . , Kişisel veriler, iletişim verileri ve gerekirse finansal veriler
saklanır. Bu kişisel verilerin tamamı veya bir kısmı şirketin normal
faaliyetleri, hukuki ve ticari ilişkilerin yönetilmesi, bu kapsamda
sözleşmelerin yapılması, mevzuat ve taraf olduğu sözleşmelerden kaynaklanan
yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kullanılabilecektir. Şirketin
faaliyetlerini yürütmek. pazarlama ve satış promosyonları ve paydaşların tercih
ve ihtiyaçlarının belirlenmesi; Müşteriler, bayiler, tedarikçiler, iş
ortakları, danışmanlar ve hizmet sağlayıcılar tarafından aktarılabilir ve
işlenebilir.
Bu kişisel veriler
yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir ve kamu kurum ve kuruluşları
tarafından hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenebilir.
c. Bölüm 5.A'da
listelenen amaçlar için ve özellikle kişisel süreçlerin uygulanması için,
kişisel veriler, iletişim verileri, eski, mevcut ve gelecekteki çalışanların,
yetkililerin ve temsilcilerin kişisel verileri, özellikle ad ve soyad, doğum
tarihi ve cinsiyet Bu kişiler Türkiye Cumhuriyeti'ne sevk edilecek. Sosyal
güvenlik numarası ve ilgili kişisel veriler ile fotoğraf, adres ve telefon
numarası gibi iletişim verileri toplanır, saklanır ve işlenir.
Bu kişisel veriler,
kanunlardan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla sosyal güvenlik
kurumu ve benzeri kamu kurum ve kuruluşları tarafından işlenebilir.
Bu kişisel veriler Şirket
sisteminde ve İK departmanının veri tabanı modülünde tutulabilir ve İK
departmanı bu kişisel verilere erişebilir ve şirket içi iletişim ve iş
birliğini güçlendirmek amacıyla işleyebilir. Personel sistemi üzerinden
şirketin diğer çalışanlarına devredilebilir.
Bu kişisel bilgiler;
Seyahat acenteleri ve iş ortaklarına tıbbi, acil durum, güvenlik, taşeron
danışmanlığı ve BT teknik desteği gibi hizmetlerin sağlanması amacıyla
devredilebilir ve taşeronlar, danışmanlar ve iş ortakları tarafından
işlenebilmektedir. bu kişisel verilerden; Kişisel veriler ve IBAN numaraları
bankalara aktarılmakta ve bankalar tarafından çalışanlara, yetkili makamlara ve
temsilcilere yapılan ödemeler kapsamında işlenmektedir.
Kişisel veriler, iletişim
bilgileri, sigorta ve bireysel emeklilik şirketleri bu şirketlere aktarılabilir
ve işlenebilir. \son. 5.A maddesinde belirtilen amaçlar doğrultusunda ve
özellikle kişisel süreçlerin uygulanması amacıyla, kariyer ve istihdam destek
siteleri aracılığıyla eski, mevcut ve gelecekteki çalışanlar, yetkililer ve
temsilciler hakkında elde edilen kişisel veriler saklanır ve işlenir. Ne. 5.A
maddesinde sayılan amaçlar, asgari gelirin belirlenmesi, özel sağlık sigortası
ve bireysel emeklilik poliçelerinin sağlanması gibi kişisel süreçlere ilişkin
amaçlar; Eski, mevcut ve gelecekteki çalışanların, yetkililerin, temsilcilerin
eşlerinin, çocuklarının ve yakınlarının kişisel verileri toplanmakta,
saklanmakta ve işlenmektedir.
f. 5.A maddesinde
tanımlanan amaçlar ve işyeri hekim ziyaretleri sırasında doldurulan sağlık
formlarından elde edilen bilgiler ilgili alt yüklenici, hizmet sağlayıcı ve
şirket nezdinde saklanır ve işlenir.
g. Madde 5.A'da sayılan
amaçlar kapsamında ve müşteri öneri, şikayet ve telefon hizmetlerinin
uygulanmasını yönetmek amacıyla; Müşterilerin kişisel verileri, çağrı merkezi
ve/veya elektronik ortamda doldurulan form ve metinler aracılığıyla
toplanmakta, saklanmakta ve işlenmektedir. saklanır ve işlenir.
h. Şirket tesislerinin
güvenliğinin sağlanması kapsamında; Ziyaretçilerin kişisel verileri toplanır,
saklanır ve işlenir. Bu bilgilere yalnızca Danışmanlık Departmanı ve yetkili
kurumlar erişebilir. Şirket internet sitesini ziyaret edenlerin kişisel verileri
toplanabilir, saklanabilir ve işlenebilir.
j. Şirket tesislerinin
güvenliğinin sağlanması kapsamında; Şirketin fabrika ve tesisleri kameralarla
izlenmekte ve görüntüler dijital olarak kayıt altına alınmaktadır. Güvenlik
nedeniyle güvenlik kamerası izleme alanları sınırlandırılmıştır. Gözetim kapsamındaki
alanlar güvenlik hedefini aşmakta ve kişilik hakları üzerinde olumsuz etki
yaratabilmektedir (örn. tuvaletler). Güvenlik nedeniyle saklanan bu bilgilere,
danışma ve yetkili kuruluşların erişimine açıktır. \N Şirket ve tesislerine
misafir olarak gelen kişilere kimlik karşılığında kartvizit ile ad-soyad, araç
bilgileri, giriş ve çıkış saatleri, kimlerle görüştükleri ve sağlık durumları
bilgileri verilmektedir. . Üretim alanına gelen misafirlerin iş sağlığı ve
güvenliği bilgileri verilmektedir. Misafirlerin giriş ve çıkışlarını kontrol
etmek amacıyla elde edilen bilgiler bu amaçla saklanmakta ve işlenmektedir.
l. Talep edilmesi halinde
şirket bünyesinde ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda
İnternet erişim log bilgileri 5651 Sayılı Kanunun emredici hükümlerine ve bu
Kanuna göre geliştirilen hukuki düzenlemelere uygun olarak tutulur. Bu kayıtlar;
Ancak iç denetim süreçlerinde talep edilmesi halinde veya yasal
yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşları
tarafından işlenmektedir. İşlenen loglara sınırlı sayıda yetkili firma ve bilgi
teknolojileri hizmet sağlayıcılarının BT personeli erişebilmektedir. Bu
kayıtlara yalnızca yetkili devlet kurumlarının talebi üzerine veya iç denetim
amacıyla erişilebilir ve yasal olarak yetkili kişilerle paylaşılır.
C Kişisel Verilerin
İşlenmesine İlişkin Özel Rıza: Kişisel verileri işlerken ilgili kişiden açık
rıza alınması gerekmektedir.
K.V.K.K. , aşağıdaki
koşullardan herhangi biri karşılanırsa, belirlenen ifade konsantrasyon
kurallarına uygundur.
7. Kişisel verilerin
korunması ve işlenmesi politikasının yayınlanması ve güncellenmesi
Eforganik Tarım Gıda San.
Tic. Ltd. Şti. K.V.K.K. Politika
şirketin internet sitesinde (https://www.eforganik.com.tr) yayınlanmakta ve
talep edilmesi halinde kişisel veri sahiplerinin kullanımına sunulmaktadır.
Eforganik Tarım Gıda San.
Tic. Ltd. Şti. K.V.K.K. Kurallar
ihtiyaca göre güncellenmektedir.
8.Verimlilik
Eforganik Tarım Gıda
San.Tic. Ltd. Şti. K.V.K.K.Politikası, şirket tarafından …./…./…… tarihinde
yürürlüğe girmiştir.